Собственно, возникла задача: можно ли сделать общую адресную книгу Outlook для всех пользователей домена без использования сервера Exchange. Что, собственно, имеется: домен Active Directore, клиентские ОС (Windows Xp SP3 и Windows 7) и установленный на них MS Outlook версий 2003/2007/2010. Необходимо чтобы все пользователи домена в Outlook имели общий список внешних контактов.
При реализации этой задачки рассматривались различные варианты, начиная от необходимости разработки скриптов по синхронизации контактов между клиентами до различных сторонних решений. Однако все это было признано достаточно трудоемким и неудобным, пока в голову не пришла идея – а что если воспользоваться уже имеющейся единой базой данных под именем Active Directory для хранения информации обо всех общих контактах. Поэтому стали копать в сторону поддержки LDAP в Outlook (которая как оказывается имеется!!!).
Подготовительные шаги . В структуре Active Directory создадим отдельный организационный элемент OU, с именем, например, Contact. В данной OU будут храниться все наши внешние контакты. Заполним созданный нами OU элементами AD типа «Контакты», задав им необходимые имена и email адреса (у контактов обязательно должные быть заполнены поля Display Name и E-mail).
Настроим клиент Outlook на использование общей базы контактов по LDAP. В данной инструкции я буду настраивать Outlook 2010, в Outlook 2007/2003 процедура аналогично за исключением различий в интерфейсе и расположении/названии пунктов меню, я думаю, вы сами все найдете.
Настройка Outlook 2010 на общую адресную книгу LDAP
Таким образом, мы настроили наш Outlook 2010 на использование общей адресной книги контактов, хранящейся в каталоге AD.
Импорт и синхронизация контактов в Outlook
Предстоящий видеоурок открывает серию уроков, посвященную настройке приложения Офиса Outlook® и его синхронизации с другими имеющимися у вас учетными записями электронной почты. Начнем с выполнения импорта контактов из другой учетной записи.
Если вы ранее пользовались электронной почтой, у вас наверняка имеется список контактов. Естественно, вы бы хотели перенести его в Outlook® Web App. Для облегчения переноса существует процедура импорта.
Импорт контактов происходит из файла формата CSV . Это текстовый формат со значениями, разделенными запятыми. Практически все почтовые программы могут экспортировать контакты в данный формат. На данном уроке, в качестве приложения, откуда мы будем импортировать контакты, рассмотрим Microsoft® Outlook® 2010. Сначала выполним экспорт из Outlook® 2010.
Переходим к импорту контактов в Outlook® Офиса 365 из полученного файла. Для этого:
По окончании импорта появится сообщение о результатах импорта, где будет указано имя файла, из которого выполнялся импорт и количество импортированных контактов.
Проверим результаты непосредственно в Outlook® Web App. Для этого:
Отметим, что вы можете несколько раз выполнять импорт контактов из различных учетных записей электронной почты. При наличии одинаковых контактов, будет создаваться дубликат.
Вот так просто мы выполнили импорт контактов.
(0)| 1. | Вступление | 3:23 | 1 | 5501 | |
| 2. | Как начать работу с Office 365 | 6:04 | 0 | 6154 | |
| 3. | Начальная настройка | 4:21 | 1 | 4478 | |
| 4. | Знакомство с домашней страницей | 3:31 | 0 | 2007 | |
| 5. | Создание пользователей и распределение ролей | 6:07 | 1 | 3877 | |
| 6. | Импорт контактов из электронной почты | 3:33 | 0 | 4794 | |
| 7. | Добавление других учетных записей электронной почты | 2:15 | 1 | 6416 | |
| 8. | Подключение локального Outlook® к Office 365 | 3:33 | 2 | 2699 | |
| 9. | Редактирование сайта - сервис SharePoint Online | 7:46 | 0 | 2864 | |
| 10. | Параметры сайта и администрирование | 2:15 | 0 | 2862 | |
| 11. | Создание и сохранение шаблона сайта | 2:57 | 0 | 3931 | |
| 12. | Совместное хранилище документов | 1:24 | 0 | 2876 | |
| 13. | Создание библиотеки документов | 4:49 | 0 | 3080 | |
| 14. | Папка документов в библиотеке | 3:07 | 2 | 5059 | |
| 15. | Совместное редактирование и разрешение конфликтов до... | 4:16 | 0 | 4292 | |
| 16. | Локальная папка и извлечение документа | 4:11 | 0 | 2077 | |
| 17. |
К счастью, Microsoft Outlook и Excel являются превосходными партнерами. Ранее мы приступили к созданию списка контактов. Располагая теперь информацией о новых членах команды, мы можем добавить соответствующую информацию в наш список и без проблем импортировать эти данные в Outlook Contacts (Контакты Outlook). На рис. 1 показан список контактов, к созданию которого мы приступили.
Первая строка представляет собой строку заголовков, которые использованы в контактах программы Outlook. (Мы экспортировали список контактов из Outlook в формате Excel, чтобы можно было определить точные названия заголовков столбцов, которые рассчитывает обнаружить Outlook.) Как уже указывалось, очень важно, чтобы вы не изменили ни одно из названий заголовков столбцов (в противном случае импорт не сработает). Кроме того, мы скрыли некоторые столбцы - например, столбец С (Отчество), - однако это не повлияет на импорт. Когда Outlook будет импортировать список контактов, он проверит данные в столбцах под каждым заголовком и вставит обнаруженные данные в профиль нового контакта.
Контакты следует добавлять в электронную таблицу один за другим, не оставляя пустых строк между ними. И еще одно важное замечание: если вы добавляете Grant St. Move в столбец категории для каждого из заинтересованных лиц и членов команды, после того как импортируете эту информацию в Outlook Contacts, вы можете произвести отбор в Outlook по категории, которая называется Grant St. Move, чтобы найти все контакты, связанные с данным проектом. Если у вас есть список контактов сотрудников сайта popraktike.ru , то процедура импорта будет аналогична.
Допустим, мы хотим импортировать в наш список контактов контактную информацию по Стиву Грину, нашему старшему сетевому администратору, и Эйми Оуэн, его заместителю. Мы уже ввели известную нам информацию в каждый из столбцов, начиная с Title (Название), FirstName (Имя), LastName (Фамилия) и т.д. Далее мы переходим в программу Outlook и выбираем команду File → lmport and Export (Файл → Импорт и Экспорт). В результате ее выполнения на экране появится диалоговое окно Import and Export Wizard (Мастер). Как показано на рис. 2, выберите из списка элемент Import from Another Program or File (Импортировать из другой программы или файла) и щелкните мышью на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне мастера выберите элемент Microsoft Excel 97-2003, чтобы указать программе тип файла, из которого необходимо импортировать данные. Щелкните на кнопке Next . В очередном диалоговом окне мастера введите путь и имя файла, в котором содержатся импортируемые данные. В группе Options (Параметры) выберите один из следующих переключателей: Replace duplicates with items imported (Заменить похожие записи), Allow duplicates to be created (Создавать копии дубликаты похожих записей) или Do not import duplicate items (He импортировать похожие записи). Щелкните на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне мастера выберите папку программы Outlook, в которой необходимо сохранить импортированные контакты. Разумеется, вы, скорее всего, выберете папку Contacts (Контакты). Щелкните на кнопке Next , а затем - на кнопке Finish (Готово). Если вы надлежащим образом подготовили свой файл для импортирования, то новые данные появятся в папке Contacts.
Теперь, когда члены нашей команды добавлены в список контактов и надлежащим образом импортированы в Outlook Contacts, мы рассмотрим оборудование и материалы, которые могут понадобиться для выполнения нашего проекта.
Данные о людях, с которыми вы контактируете каким-либо образом можно хранить в контактах Outlook. Папка "Контакты" в Outlook обеспечивает возможность хранить не только адреса электронной почты и телефоны контактов, но и дни рождения, годовщины, почтовые адреса, адреса web-узлов, организации, должности, изображения и др.
Как просмотреть контакты в Outlook?
Для того, чтобы просмотреть контакты в Outlook 2007, необходимо зайти в меню "Переход" и выбрать пункт "Контакты", либо нажать сочетание горячих клавиш Ctrl+3.
Контакты в Outlook можно просматривать в виде визитных карточек, адресных карточек, списка телефоном и так далее, текущее представление контактов можно настроить в соответствии со своими предпочтениями.
Как посмотреть адресную книгу в Outlook?
Адресная книга - это книга, в которой хранятся адреса электронной почты. Открыть и просмотреть адресную книгу Outlook можно разными способами, например, кликнуть на кнопку с изображением книги в стандартной панели инструментов, либо зайти в меню "Сервис" и выбрать пункт "Адресная книга". Можно также воспользоваться сочетанием горячих клавиш Ctrl+Shift+B.
Следует заметить, что в адресной книге отображаются только те контакты, у которых заполнено поле "Электронная почта". Если этот параметр у контакта не заполнен, то в адресной книге он не отображается. Адресная книга в Outlook 2007 выглядит следующим образом:
